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例谈日常会议纪要的基本写作方法

点击次数:208 发布时间:2021-8-17 来源: 河北石青高速公路有限公司


    会议纪要是对会议记录内容的提炼、归纳和整理。它的作用主要在于,一是抓住问题重点,提高开会效率;二是提出问题举措,提升工作执行力。下面,笔者就日常工作中拟写会议纪要的基本写作方法,结合个人工作实践,与大家分享交流
    一、结构上,做好细节处理
    会议纪要的框架结构主要包括标题、时间、地点、参会人员、主题、正文、落款等内容。纪要一般没有附件。
    纪要标题常见形式通常为“会议名称+纪要”“正标题(揭示会议主旨)+副标题(会议名称+纪要)”“发文机关名称+议题+纪要”其中一种。参会人员排序,先按照职务的高低排,然后同一职务再按笔画、首字母等排序,多部门开联席会时,先以部门为单位列名单,会议人数较多的情况,可只列职务或总人数。正文开头,一般使用一段过渡性文字转入下文,比如“概述会议基本情况,现将会议主要精神纪要如下”或“现将会议研讨的几项问题纪要如下”等。落款,主要是写明发文单位和发文日期。
    日常工作中,我们还常常忽略一些细节之处,比如会前要提前了解会议内容及人员职务,避免写成流水账,或避免对关键发言者讲述内容把握不准;根据主持人是否有发言内容,选择性将主持人列入参会名单,记录人不重复列入;会议主题较多时,可分成几个子议题分题归纳整理。
    做好纪要细节处理,不仅是对我们公文人员拟写文字的基本要求,也能够为后期工作资料查询或深度追踪奠定基础

    二、内容上,做到精准概括
    会议纪要的精髓在于最后一字“要”,准确地将会议内容要点提炼、概括、整理是会议纪要的关键。纪要不等于记录。纪要内容上,要做到三要三不:要忠于原意,不能凭空捏造;要精准概括,不能写成流水账;要统和共识意见,分歧意见较大的一般不记入纪要。纪要的分类有很多种,日常工作中我们接触最多的一般有两种,办公会议纪要和专项会议纪要。
    办公会议一般汇报议题较多,事项之间没有太多关联性,不便于概括归纳。此类纪要常使用一二三分项叙述法。比如:*月*日下午,**主持召开**会议,研究了关于**的意见、**执行情况和**发展方案等事项。现形成纪要如下:一、听取关于**的意见,原则同意**;二、审议**的执行情况,原则同意**的汇报,提请**批准后实施;三、审议**的发展方案,原则同意**意见,提请**审议,会议强调**等等。纪要是把每一项内容有选择、有重点、有提炼地进行分类记录,重点放在会议的最终研究成果上。
    专题会议一般讨论的问题较为单一,内容集中,多使用概括归纳方法进行整理。比如:*月*日晚,公司组织召开**会议,紧急部署当前**工作。会议听取了**部门关于**情况的汇报,并对**进行快速动员部署。会议强调**,会议要求**。把会议要研究的主要问题,按照一定的逻辑顺序进行撰写,不能将会议所有内容全部记录,而是通过“第三人称”的角度对集体意向、共识决定进行概括整理,以起到会议的决策和指导作用。
    在我们日常工作中,会议纪要常用到的一些表述,比如:体现会议内容时,常使用会议听取了、会议通报了、会议传达了、会议就某项问题进行了研究讨论等等;体现研究议题重要性时,一般使用会议指出、会议认为;强调下一步工作安排具体内容时,常使用会议强调;强调下一步工作安排各部门单位如何做时,使用会议要求、会议明确;强调会议达成的结果时,一般使用会议原则同意等等。总之,会议纪要要如实反映会议精神要旨,点明问题本质,能够通过纪要来推动工作落实,进而提高工作效率和执行力
。(行政人事部 侯彦翠)

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