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石太高速公路档案管理工作运转状况及对策

点击次数:195 发布时间:2021-8-9 来源: 河北石青高速公路有限公司


    为贯彻落实“十四五”全国和省档案局事业发展规划落地落实的文件要求,进一步推动基层档案管理工作提档升级,石青公司档案归口管理部门对档案管理工作深入调研,听取各部室单位档案工作人员意见建议,梳理问题,提出举措。现笔者就公司档案管理及服务中心工作中面临的部分问题及解决思路和方法,与大家分享交流。
    一、档案管理现状
    (一)基本情况
    石青公司综合档案室建成于2011年,是河北省交通运输系统基层单位唯一一家五星级档案管理认证单位。目前,公司档案管理兼职档案员10人,获得中级及以上职称4人。综合档案室总面积约160平方米,密集架48列,除湿器1台、电脑1台、复印打印一体机1台、查阅室1间、展览室1间,做到了库房、阅览、办公三分开。截至目前,公司共入档科技档案8446卷,文书档案28824件,实物档案305件,声像档案1065件、会计档案6355卷。同时,每月开展档案安全检查,档案室内安全防护设备配置均能达到“八防”要求。
    (二)管理现状
    1.加强领导,完善档案管理组织体系建设。公司高度重视档案管理工作,成立了由总经理任组长,副总经理任副组长,各部室、所属各单位负责人为成员的档案管理领导小组,以公司档案室为中心、各单位兼职档案员为基础的档案管理体系,并将档案管理纳入公司年度工作计划,同其他重点工作同部署、同管理、同考核。
    2. 建章立制,建立健全档案管理制度体系。公司自成立开始,就将档案管理制度建设作为一项重要内容来抓,截至目前,印发了涵盖管理机构、岗位职责、整理归档、查借阅、利用、保管、保密、统计、鉴定销毁、库房、电子管理等各个方面的档案管理工作制度,制定了档案管理工作应急预案,为档案管理工作的制度化、规范化、标准化奠定了基础。
    3. 落实人员,组织参加各项档案业务培训。公司按要求配备兼职档案员10名,全部具有大专及以上学历。兼职档案人员热爱档案事业,具备较高的政治素质和保密意识。在职称评定、晋级及福利等方面档案人员均享受同等技术人员待遇。公司注重对兼职档案人员的培养和教育,及时传达学习党和国家关于档案工作的各项方针政策和有关精神,积极组织参加上级和公司组织的档案业务培训,并取得相关结业证书,持证上岗,档案人员的政治、业务素质得到稳步提高。
    4. 深入基层,现场督导★★★★★级档案认定工作质量和进度。认定工作开展以来,公司以月为单位,定期组织对所属各单位资料收集、整理的全面性、完整性、规范性等进行现场督导。针对发现的问题,及时提出整改要求,并督促落实到位,充分保证了档案整理工作的质量和进度。
    (三)归档及开发利用
    公司严格按照规定时限立卷归档,编制了文件材料归档范围和档案保管期限表、分类方案。案卷题名详细准确,卷内文件目录编制详细齐全,备考表签字手续齐全,填写清晰规范。每年组织对档案保管状况进行检查。档案库房符合规范要求,库房干净整洁,温湿度控制在标准范围并留有记录。2018年公司对档案管理软件进行升级,并与原有OA办公系统进行对接,实现了在线审批、在线查询利用,既便于档案编制录入,又便于检索查询利用。实现了室藏档案数字化管理,提高了管理效率,降低了管理成本。
    在开发利用上,公司重点从科学决策、文化建设、地方民生、基层员工、未来规划等多个方面,为社会民生、战略规划精准开展档案服务。比如,通过查阅科技档案,对比石太路建设期的设计图、征地图等资料,为2019年石太高速安全性应急改造提升工程提供服务,最大限度的提高道路安全系数和抗滑、抗冲击指数,为社会大众提供优质、舒适、安全的行车环境;再比如,围绕“改革开放40周年”“建党百年”等重大节点,开发利用声像、实物等档案资料,建成“太行通衢”红色党建展厅,沿着时间轨迹介绍百年党史的发展历程,围绕改革开放、科学发展、求真务实、为民初心等主题阐述26年来石太高速的重大成果及对交通行业的重要历史贡献。还有,石太高速公路将涉及房产地籍、征地拆迁、绿化用地、服务区迁建等地方问题的档案进行收集整理、梳理分类,形成系统的问题档案资源库,协助做好收费站周边县区的指界服务,尤其对环绕石太高速沿线的鹿泉区、长安区、井陉县的地方指界工作提供了极大助力等等。
    二、档案管理存在的问题及不足
    (一)当前档案工作存在的突出问题
    1.档案工作宣传教育较少。档案工作个别单位欠缺档案概念,重视不够,随时收集、自觉管理的意识淡薄,尤其是部分跨年度获奖档案,容易出现归档工作断年情况。
    2.机构人员配置缺乏专员。缺乏有专业技术职称的专职档案员,一般档案管理人员为公文人员兼职,兼职档案员工作繁杂,精力不足,部分单位会造成归档工作滞后。
    3.档案数字化工作未实现手机移动查询。公司档案馆档案数字化管理办公室基本设施配置到位,但特殊时段需高频率查询,且受地点限制,无法通过电脑及时查询获取信息时,工作量就会很大,需通过手机移动办公,但涉及到硬件、软件及安全维护需要大量资金,因此档案工作手机移动办公暂时未开展。
    (二)档案工作服务中心大局存在的突出问题
    1.建馆较晚,部分档案内容缺失。公司成立于1995年,综合档案室建成于2011年,中间时间跨度较大。从载体上看,档案室内90%以上为纸质档案,移交过程中容易丢失,加之过去立卷归档上不规范造成部分档案内容的缺失,比如有请示没批复,有批复没请示,有正文没附件或有附件没正文等。另外由于过去判断档案价值标准不同,一些很重要的档案材料没有归档,尤其早期建设时期的相关文件等。
    2.深层编研工作缺乏成效。截至目前,公司档案编研在运营、养护、文化建设等方面有一定数量的成果,但一部分是应对升级达标而编,较为仓促,实用性不高,还有一部分是以前存有材料,专向编研成果针对性不强,比如应对自然灾害、服务群众、党建文化引领等方面未系统编研成册,作用发挥受到影响,缺乏成效。
    三、加强档案管理对策
    (一)进一步提高对档案管理工作的重视程度。加强对档案工作的领导,从人、财、物方面给予保障;同时把档案工作列入公司日常工作计划,制订相应的考核制度。
    (二)完善设施,加大移动设备对接建设。加强档案数字化建设,考虑通过安装手机移动设备,对接档案系统,解决时间紧张、受地域限制等难题,以实现档案快速、便捷查询借阅。
    (三)加强档案人员的继续教育。采取“走出去、请进来”的方式,积极为档案人员培训学习创造条件;加强宣传,以档案工作具体案例,提高兼职档案员对档案工作的认知程度。
    (四)提高档案利用效率,服务公司工作。档案工作的最终目的是利用,除了查阅服务,还要在挖掘档案信息,为领导决策、指导基层、服务民生上下功夫,把档案变成可利用的信息,积极发挥好档案参政的职能作用,为企业“十四五”规划发展助力。(行政人事部 侯彦翠)

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