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浅谈收费站文件管理

点击次数:159 发布时间:2019-11-12 来源: 河北石青高速公路有限公司


    收费站作为基层单位,日常接收上级及公司各部门下(转)发的文件很多,公司有完善的OA收发文系统,但流转至站级已是最后一级,作为办公室收文人员来说,如何做好文件接收、阅办跟进、归档等工作,关系到文件精神在基层的落实传达,现就收费站文件管理经验交流如下:
    一建立收文目录让文件对号存入方便检索。根据来文部门将收文大致分为上级文件、党工团文件、公司文件三大类,同时根据实际将通知及批复类单列目录,做到所有正式、非正式的上级或公司下发的文件(通知)都有收文日期、文件内容、文号、阅办记录、归档情况,让查阅者一目了然。
    二收文阅办分轻重缓急  收文人员在办理收文登记及打印过程中,根据文件中公司批复,将有明确上报或办结要求的按照重要程度、上报时限等排序分类,交站负责人阅办时按序排列,对需立即批办或传达的文件,公文人员送达后先交站负责人阅办,待批办后立即跟进批示传阅公示,并紧跟办理结果,直至办结归档,使得每一份来文都有完整的收、阅、传、存记录,确保文件齐全连续无遗漏。
    三重要文件建立专卷备注清晰  对于上级下发的政策调整类、业务指导类、长期跟进类文件建立文件专包,尤其近两年绿通政策、集装箱优惠、客运车辆优惠政策的调整,均在正常编入收文目录和文件包内后,另行建立特殊政策车辆专包,将涉及政策调整的文件按照日期备注存档(电子档与纸质档),方便点对点查询。
    以上为日常工作中的心得,不妥之处望彼此交流。

井陉西站  张伟秀

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